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国税関係書類のスキャナ保存制度の見直しに関するご案内

国税関係書類のスキャナ保存制度の見直しに関するご案内

平成28年1月1日から適用 国税関係書類のスキャナ保存制度の見直しに関するご案内

すべての領収書・契約書等が対象に

すべての領収書・契約書等が対象に

「スキャナ保存制度」は、保存が義務付けられている領収書、契約書、請求書などをスキャナで取り込み、電子データで保存することを認める制度です。

紙による保存で発生する書類スペースや紛失リスクなどの問題を解消する効果が期待されていますが、これまでは対象となる書類の金額基準が3万円未満である事など、要件が厳しく申請件数が非常に少ない状況でした。

今回の改正では金額基準も廃止となり、その厳しかった要件が緩和されてより使いやすい制度になっています。

利用にあたっては、スキャナ保存をはじめたい日の3ヶ月前までに申請書の提出が必要で、平成27年9月30日以降の申請から今回の改正が適用されます。

【例】平成27年9月30日に申請 → 平成28年1月1日から利用可能

 

改正のポイント

1.金額基準が廃止、3万円以上でも対象に

今回の改正により、金額基準(3万円未満)が廃止となり、保存が義務付けられている領収書、契約書、請求書などが金額に関わらず全てスキャナ保存の対象となりました。

ただし、改正に伴う保存要件として下記の適正事務処理要件を満たす必要があります。

適正事務処理要件
相互けん制ミスや不正を未然に防止するために、特定の人に業務が集中することを避け、各事務について、それぞれ別の人が行う体制を整える
定期的なチェック各事務にかかる処理内容を確認するため、定期的な検査を行う体制を整備する
再発防止各事務にかかる処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明および改善のための方策の検討を行う体制を整える

 

2.業務処理後に保存を行う場合の要件緩和

重要書類について業務処理後にスキャナ保存を行う際に必要だった関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止となりました。

 

3.タイムスタンプのみで対応可能

タイムスタンプを付すことと、入力者等に関する情報を保存することが要件となり、電子署名が不要になりました。

※タイプスタンプとは、電子データの存在時刻(いつから存在しているのか)と非改ざん性(内容が変更されていないか)を証明するものです。タイムスタンプのシステムを導入するとPDFなどに付与することができます。

 

4.書類の大きさ情報なども不要に

重要書類以外の書類については要件が緩和され、書類の大きさ情報の保存が不要となり、白黒階調(グレースケール)のデータも使用可能になりました。

 

スキャナ保存制度についてよくある質問

どのような書類がスキャナ保存の対象?

国税関係書類の中で、決算関係書類以外の書類がスキャナ保存の対象となります。具体的には、契約書、領収書、請求書、納品書、 見積書、注文書などです。

 

申請書はどこから手に入れることができますか?

税務署の窓口また国税庁ホームページより入手することができます。

 

「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは?

適正事務処理要件にある「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」を満たすためには、小規模事業者の場合でも最低限「A.スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「B.これ以外の事務」について、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要となります。 ※1

【例:妻と2人で事業を営んでいる個人事業者の場合】
妻がA.を行い、事業主がB.を行う等の体制

 

※1.規模の大きな企業の場合には対応が異なります。詳細は適正事務処理要件の詳細をご確認ください。
※2.電子帳簿保存法Q&A – 平成27年9月30日以後の承認申請対応分(国税庁)より加工して作成

 

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